Voici 3 astuces qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre compte et de vous lancer efficacement dans la facturation en ligne.

Configurer vos numéros de facture

Si vous souhaitez adapter la numérotation de vos devis (par exemple dans la continuité de votre ancien système), c’est possible.

Pour ce faire, une fois connecté, cliquez sur « Préférences générales », puis sur « Préférences documents ». En bas de la page, vous pouvez configurer vos numéros pièces.

Reinitialiser votre compte

Vous avez fait quelques devis et factures pour tester MyFacture ? Vous pouvez les annuler avant de commencer vos pièces « réelles ».

Pour cela, une fois connecté, cliquez sur « Mon compte », puis dans la page qui s’affiche, en milieu de page, cliquez sur « Réinitialiser mon compte ».

Ajouter un collaborateur

Vous êtes plusieurs à utiliser MyFacture ? Vous pouvez créer des comptes pour chaque utilisateur pour plus de souplesse.

Pour cela, une fois connecté, cliquez sur « Mon compte », puis sur l’onglet « Vous et vos collaborateurs », en bas de page, cliquez sur « Ajouter un collaborateur ».

Vous avez d’autres questions ? Un besoin spécifique ? N’hésitez pas à nous envoyer un message ou contactez nous par téléphone, au 0 8111 033 888 (prix d’un appel local).

Pour bénéficier de ce service, rien de plus simple : il suffit de se rendre sur l’aperçu d’une facture et de cliquer sur le bouton « Relancer » (accessible également depuis la page de modification de facture).

Le site affichera le mail qu’il s’apprête à envoyer. Libre à vous d’en modifier le contenu si vous avez votre propre formulation ou des commentaires à rajouter.

Le message est différent si la facture est en retard ou si elle est proche de sa date d’expiration.

Bien entendu, en cas de retard avéré, il sera plus prudent d’envoyer une relance en bonne et due forme, en recommandé avec accusé de réception.

N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur cette nouvelle fonctionnalité

Ces délais de paiement engendrent bien souvent une problématique récurrente dans les entreprises : les statistiques montrent qu’environ 6 entreprises sur 10 ont systématiquement besoin d’être relancées pour payer une facture.

Les impayés représentent souvent des sommes très importantes qui fragilisent les entreprises en réduisant leur trésorerie.

Le recouvrement peut se définir comme le processus de récupération des sommes dues.

Une entreprise qui n’est pas payée par ses clients dans les délais cherche à recouvrer ses impayés. Elle met donc en place une action de recouvrement sous forme de relances écrites, téléphoniques et parfois même de visites domiciliaires.

Les conditions de recouvrement d’impayés impliquent de disposer de titres privés le justifiant :
- De factures certifiées conformes (comportant toutes les informations obligatoires)
- Des impayées découlant de contrats de vente ou d’entreprise : bons de commande, bons de livraison… (tout document contractuel)
- D’un devis accepté et signé par le client.
- Un chèque impayé, une lettre de change impayée (acceptée ou non), un billet à ordre impayé, une reconnaissance de dette.

Dans un tel contexte, MyFacture vous permet de mettre en place des échéances de paiement et des relances régulières ou ponctuelles, en fonction de votre organisation et de vos besoins, dès la création d’une facture.

Le tableau de bord identifie vos retards de paiement, et en quelques clics, l’envoi d’une relance permet d’alerter vos clients et collaborateurs.

Avant, ou après échéance, la relance de factures par mail ou par courrier vous permet de réduire les retards de paiements de vos clients :
- Éviter les causes de non-paiement (traiter au plus vite les litiges éventuels),
- Dissuader les mauvais payeurs en faisant preuve d’organisation et de rigueur,
- Accélérer les règlements.

Pour vous prémunir, pensez à mentionner toutes vos conditions, délais de paiement , pénalités de retard dans les Conditions Générales de Vente de votre société.

Afin de pouvoir faire courir les intérêts au taux légal en cas de non paiement, vous devez adresser à votre débiteur une lettre de mise en demeure. Ce courrier a une valeur juridique puisqu’il apporte la preuve d’une plainte pour un préjudice causé par le retard de paiement. Une lettre de mise en demeure peut être évitée si vous prévoyez, dans le contrat mentionnant la dette, que le débiteur sera mis en demeure par la seule échéance du terme.

Avant d’entamer toute procédure judiciaire pouvant s’avérer abusive (dépose du dossier à une étude d’huissier avec copie des factures, décomptes, lettres adressées … Ou en cas de recours à un magistrat), il est toujours préférable d’engager directement une négociation amiable et courtoise avec le débiteur . Cette première phase permet d’agir rapidement et d’éviter les frais supplémentaires.

En l’absence de réponse du débiteur, il vous faudra saisir le tribunal d’instance ou de commerce par la voie de l’injonction de payer à laquelle vous devrez joindre le contrat ou la reconnaissance de dette. L’envoi d’une lettre d’injonction en recommandé doit être réservée aux cas ne présentant pas, a priori, de contestation quant à la valeur ou à la réalité de la prestation fournie.

L’article 1153 du code civil exige une interpellation suffisante pour exiger le paiement de dommages-intérêts et faire courir les intérêts légaux :
 » Dans les obligations qui se bornent au paiement d’une certaine somme, les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts au taux légal, sauf les règles particulières au commerce et au cautionnement.
Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d’aucune perte.
Ils ne sont dus que du jour de la sommation de payer, ou d’un autre acte équivalent telle une lettre missive s’il en ressort une interpellation suffisante, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit.
Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts des intérêts moratoires de la créance. »

la directive 2000/35/CE du 29 juin 2000 du Parlement européen concernant la lutte contre le retard de paiements dans les transactions commerciales définit un délai de référence, fixé à trente jours, qui prend effet à la date de réception de la facture ou des marchandises.

En cas de retard de paiements, le paiement des intérêts à titre de pénalité commence automatiquement. Dans la zone euro, un taux d’intérêt unique est fixé sur la base d’un taux de 7 % auquel s’ajoute le taux appliqué par la Banque centrale européenne.

En octobre 2006, le taux des pénalités de retard applicable en cas de règlement tardif d’une facture est 10,25 %. Ce taux de droit commun est égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 7 points. Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Le taux d’intérêt légal est fixé à 0,65 % pour l’année 2010 (il était de 3,79% en 2009). Le taux d’intérêt applicable aux demandes de paiement fractionné ou différé des droits d’enregistrement est porté à 0,60 %. Ce taux est toutefois réduit des 2/3 pour certaines transmissions d’entreprise.(Décret 2010-127 du 10 février 2010, JO du 11, p. 2443)
Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Selon l’enquête 2009 sur les comportements de paiements, réalisée par l’Association Française des Crédit managers et conseils (AFDCC), le Nombre de Jours de Crédit clients (NJC , ou DSO : Days Sales Outstanding ) est généralement réduit de plus de 10 jours (consulter l’article sur ce thème sur le Blog de MyFacture) .

Tout comme la vente à domicile, la vente à distance est une technique commerciale soumise à une réglementation spécifique qui concerne toute vente d’un bien ou toute fourniture d’une prestation de services conclue sans la présence physique simultanée du professionnel et du client, afin d’éviter tout abus. Une ordonnance du 23 août 2001 renforce l’obligation d’information du consommateur par le vendeur ainsi que le délai de rétractation.

La vente par internet (ou commerce électronique) est entendue au sens large comme l’activité économique « par laquelle une personne propose ou assure à distance et par voie électronique la fourniture de biens et de services ». Le e-commerce était particulièrement visée par l’ordonnance de 2001.

La prestation de service, qui n’était jusque là pas concernée par cette loi, est aussi soumise à cette réglementation qui est particulièrement protectrice envers les consommateurs (la garantie « satisfait ou remboursé ») ce qui permet à ces entreprises de redorer leur image.
Seuls les contrats de ventes entre professionnels, ou relatifs à des services financiers, ou encore les transactions immobilières  ainsi que les prestations de services d’hébergement, de transport, de restauration ou de loisirs, (qui doivent être fournies à une date ou selon une périodicité déterminée) sont exclus du périmètre de cette loi.

Ce que l’on appelle vente à distance concerne donc essentiellement la vente par correspondance (VPC) via différents supports :

la vente sur écran (ex: téléachat ou commerce électronique sur internet), le démarchage téléphonique, la vente sur catalogue, et sur document dans un point de vente traditionnel (ex: agence de voyage), la vente sur spécimen (ex: vente automobile), la vente sur devis (ex: biens immobilier), la vente sur échantillon (ex:  revêtements de sol),  sont considérés comme des médias de vente à distance, tout comme la télématique, le e-commerce, et les offres publicitaires papier.

La VAD valorise certains besoins du client tels que de pouvoir s’informer de manière constante dans le temps, le gain de temps, la discrétion… Mais aussi l’ accès à des produits non disponibles hors ligne, la facilité de comparaison des prix et des produits,  la sécurité du paiement (voir Paiement sur Internet) et de la livraison (problème de la confiance valorisant les organisations Click and mortar disposant déjà d’une image de marque), ou enfin la  facilité du processus d’achat (attention cependant à la difficulté d’utilisation des monnaies étrangères, de langues étrangères, à la différence de fiscalité comme pour la TVA…)

Vente à distance et aspects juridiques

Obligations du fournisseur, selon l’Art. L121-16 du Code de la consommation concernant les ventes de biens et fournitures de prestations de services à distance.

Depuis 2001, les obligations du vendeur, notamment en matière d’information du consommateur, ont été renforcées. Sur toutes les offres doivent figurer les informations suivantes :
- le nom de l’entreprise du fournisseur et son numéro de téléphone ;
- l’adresse du siège et, si elle est différente, l’adresse de l’établissement qui propose l’offre ;
- le montant des frais de livraison s’il y en a ;
- les modalités de paiement ;
- les modalités de livraison ou d’exécution ;
- la possibilité de se rétracter ;
- la durée de validité de l’offre et de son prix ;
- éventuellement, la durée minimale de l’offre.

La remise du contrat (généralement appelé bon de livraison) qui  confirme la commande du consommateur  doit intervenir, au plus tard, au moment de la livraison, par écrit ou sur un autre support durable.
Le document  doit nécessairement comporter les informations suivantes :
- la confirmation des éléments préalablement communiqués à l’acheteur ;
- une information sur les modalités et conditions du droit de rétractation ;
- l’adresse de l’établissement auprès duquel il peut effectuer des réclamations ;
- les informations relatives au service après-vente et aux garanties commerciales ;
- les conditions de résiliation du contrat si celui-ci est d’une durée indéterminée ou supérieure à un an.

Droits du consommateur :
Le consommateur dispose d’un délai de 7 jours francs pour se rétracter, qui commence à courir le lendemain de la réception de la marchandise et ou de l’acceptation de l’offre pour les prestations de services. Cette rétractation peut faire l’objet d’un remplacement ou d’un remboursement.

L’obligation d’information et le délai de rétractation ne concernent cependant pas :
- les biens de consommation courante vendus sur le lieu d’habitation ou de travail du consommateur, par des opérateurs réalisant des tournées fréquentes et régulières ;
- les services liés au transport, à l’hébergement, la restauration ou les loisirs, qui doivent être fournis à une date ou une périodicité précise et qui sont uniquement soumis au contrat dont ils font l’objet.

Bon à savoir :
- Sauf dispositions particulières, les biens ou services doivent être livrés dans les 30 jours suivant la commande. Si le fournisseur n’est pas en mesure de répondre à cette règle, il doit pouvoir rembourser le consommateur dans un délai de 30 jours après le paiement de la commande.

- la réglementation de la vente à distance ne s’applique qu’aux ventes et aux prestations conclues avec les particuliers. Lorsque les offres d’une entreprise ne s’adressent qu’à des professionnels, le code de la consommation sur la vente à distance n’a pas à être respecté.

Vente par internet et aspects juridiques

La vente par internet est un type particulier de vente à distance et consiste pour une entreprise à proposer et à assurer à distance, et par voie électronique, la fourniture de biens ou de prestations de services. Elle est régie par une loi du 21 juin 2004, qui réglemente l’ensemble du commerce électronique, y compris par Minitel ou SMS. Cette loi impose des obligations précises au fournisseur et accorde des droits importants au client.

Obligations du fournisseur :
Le fournisseur doit afficher ses conditions générales de vente de façon à ce que le consommateur puisse les reproduire et les conserver facilement. Ces conditions doivent préciser notamment les étapes à suivre pour la conclusion du contrat, les moyens techniques permettant de corriger les erreurs éventuelles dans la saisie des données, et les modalités d’archivage du contrat et ses conditions d’accès, avant la conclusion du contrat.
Pour que le contrat par internet soit valable, le consommateur doit avoir la possibilité de vérifier en ligne le détail de sa commande et son prix total et de corriger d’éventuelles erreurs. Il doit ensuite pouvoir confirmer sa commande par un double-clic (validation + confirmation de validation pour exprimer son acceptation), à la suite de quoi le professionnel doit à son tour lui accuser réception par voie électronique. Dans ce cas, le nom et les coordonnées de l’entreprise, les caractéristiques complètes du bien ou du service vendu, le prix du produit ou de la prestation en euros et toutes taxes comprises, le montant des frais de livraison ou encore la durée de l’offre ou du prix de celle-ci doivent clairement figurer sur le site et l’offre du contrat.
Le fournisseur doit exécuter la commande du client dans les trente jours suivant celui où ce dernier a confirmé sa commande, sauf si les deux parties en sont convenues autrement.

Droits du consommateur :
le client bénéficie sur internet d’un droit de rétractation, pendant les sept jours qui suivent la réception de la marchandise (ou l’acceptation de l’offre pour les prestations de services) pour annuler sa commande sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités, à l’exception des frais de retour. Lorsque ce droit est exercé, le fournisseur doit rembourser le client au plus tard dans les trente jours. A noter que le droit de rétractation ne s’applique pas, cependant, à certains contrats en ligne tels que les prestations de services d’hébergement, de transport, de restauration ou de loisirs qui doivent être fournies à une date déterminée, aux ventes de denrées périssables ou encore aux ventes de CD audio ou de DVD lorsque ceux-ci ont été ouverts par le client.

Bon à savoir: sauf exceptions, la loi applicable à une vente sur internet est celle de l’Etat dans lequel l’entreprise de commerce électronique est établie.

La fédération du e-commerce et de la vente  à distance vous permet également de rester informés sur les actualités des professions de la VAD .

Il vous suffit de suivre ce lien , pour vous inscrire en ligne et obtenir votre badge gratuitement.

Pour les particuliers qui n’exercent pas de profession commerciale, les paiements en espèces sont autorisés pour toute transaction dont le montant TTC ne dépasse pas 3000 euros. Au-delà, le paiement par chèque barré d’avance, virement bancaire ou postal, carte de paiement ou de crédit est obligatoire.
Toutefois, le paiement d’un acompte en espèces est possible dans la limite de 460 euros.

Le non respect de cette règle peut entraîner une amende pouvant atteindre 15.000 € g en cas de paiement en espèces d’un bien ou d’un service de plus de 3.000 €. Le règlement de cette amende « incombe pour moitié au particulier non commerçant qui a effectué le règlement et au vendeur de bien ou au prestataire de services qui l’a accepté, chacun étant solidairement tenu d’en assurer le règlement total. » (articles 1649 quater B et 1749 du Code Général des Impôts).

Par ailleurs, en cas de paiement en billets et pièces, il appartient au débiteur de faire l’appoint (article L 112-5 du Code monétaire et financier).

Commerçants

Les personnes exerçant une profession à caractère commercial doivent payer par chèque lorsque le montant du règlement dépasse la somme de 1100 euros, et ne peuvent verser aucun acompte en espèces, hormis pour les salaires.

Les artisans et professions libérales qui restent soumis à la limite des 3000 euros ne sont pas concernés.

En principe, les professionnels sont tenus d’accepter les paiements en espèces s’ils sont faits en euros, et si la transaction payée n’excède pas ce montant maximum fixé à 3000 €. Mais ils sont en droit de refuser des espèces suspectées d’être de la fausse monnaie.

De plus, L’article 11 du règlement CE n° 974/98 du 3 mai 1998 précise que « À l’exception de l’autorité émettrice et des personnes spécifiquement désignées par la législation nationale de l’État membre émetteur, nul n’est tenu d’accepter plus de cinquante pièces lors d’un seul paiement ».

Un problème se pose cependant lorsque le client désire payer une somme modique avec une grosse coupure. En effet, deux textes contradictoires peuvent s’appliquer:
- Le commerçant peut invoquer l’article L112-5 du Code monétaire et financier qui oblige le client à faire l’appoint.
- Le client quant à lui peut opposer l’article R642-3 du Code pénal qui énonce que « le fait de refuser de recevoir des pièces de monnaie ou des billets de banque ayant cours légal en France selon la valeur pour laquelle ils ont cours est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 2ème classe ».

Paiement des salaires

Selon l’article L. 112-6 du code monétaire et financier, la perception de son salaire en espèces est autorisée lorsqu’il est inférieur à 1 500 euros (montant fixé par décret n° 85-1073 du 07 octobre 1985 modifié – article 1er). Au delà de cette somme le salaire doit être payé en monnaie fiduciaire, soit par chèque barré, soit par virement à un compte bancaire ou postal.

Toutes les informations pour bénéficier de cette aide, ainsi que le Formulaire de Demande d’aide à l’embauche/Zéro charges TPE sont disponibles sur le Site officiel du Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi.

La 7ème édition du Salon des Entrepreneurs de Lyon ouvrira ses portes au Palais des Congrès les 23 et 24 juin 2010.

Vous pouvez vous inscrire directement en ligne, pour assister aux conférences et ateliers du salon : Inscription SDE

Bon, pas de panique: voici un guide collaboratif très utile pour vous aider à faire vos choix, trouver un professionnel rapidement, ou vous référencer efficacement en qualité d’artisan: bonartisan.com.

Chaque artisan référencé sur simple inscription gratuite, dans cet annuaire visité par plus de 60.000 personnes par mois, bénéficie d’une page de présentation dédiée.

Ouvert depuis 2008, et basé sur le bouche à oreille en ligne, ce site référence actuellement 380 000 professionnels du bâtiment, et se situe comme l’annuaire le plus complet de France.

De plus, ce site est une mine d’informations et d’actualités liées au domaine de l’artisanat, pour les professionnels, comme pour les particuliers.

Ce communiqué indique clairement que la moyenne des délais clients des entreprises s’établit à 54 jours de chiffre d’affaires en 2008 (contre 56 en 2007 ). Celle des délais fournisseurs représente 61 jours d’achats (contre 65 jours en 2007).
Les contrôles effectués en 2009 montrent des manquements à la loi pour 10% des entreprises seulement.

L’AFDCC a également réalisé une enquête auprès de 150 entreprises dans les secteurs de l’industrie, du commerce et des services, relative aux comportements des paiements au cours de l’année 2009. Les résultats de cette enquête  donnent un aperçu de l’impact de la Loi sur la modernisation de l’Économie, qui ramène le délai légal de règlement des fournisseurs à 45 jours fin de mois ou à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (code du commerce, art. L. 441-6, al. 9).

Le constat est assez positif, puisque le délai de paiement moyen a été réduit de dix jours en moyenne pour plus de 70% des entreprises, bien que les retards de paiement aient augmenté en nombre.
Cette progression peut se justifier par trois raisons distinctes:
- les difficultés de mise en application des nouveaux délais de paiement,
- le contexte économique difficile,
- les retards saisonniers.

L’impact de la réduction des délais de paiement sur le BFR est jugé positif  par 60% des entreprises, bien que seulement 40 % d’entre elles pensent que cette réduction apportera un gain de compétitivité aux entreprises (contre 53 % en 2008).

La meilleure méthode pour limiter les délais de paiement reste la rapidité de facturation. En ce sens, MyFacture permet à ses utilisateurs de facturer facilement et rapidement, afin de garantir une réduction des délais d’attente. En somme: facturer plus vite pour être payé plus vite reste la première solution efficace pour pallier aux retard de paiement.